В Российской Федерации с две тысячи пятнадцатого года установлено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Теперь сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) гостиница отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение данного обязательства чревато достаточно немалым штрафом - до трехсот тысяч рублей. Администрация гостиницы сама имеет право выбирать метод подачи данных. Это могут быть как отчеты на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Однако в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий сложно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет каковой будет писаться вручную. Кроме того, нужно учитывать, что сведения обязаны быть актуальными, другими словами для обеспечения своевременной сдачи отчетности о постояльцах гостиница вынуждена будет использовать курьера для доставления документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти все гостиницы вынесли решение вести электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было произведено несколько специализированных программ.
Чаще всего административная структура гостиницы уже работает со специальными софтами, предоставляющими возможности автоматизировать процесс оформления и учета жильцов. Комфортный интерфейс дает возможность сократить время на поселение в несколько раз. Штат гостиницы обучен работе с данными программными продуктами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Однако проработка нового программного продукта множественным персоналом - достаточно сложный процесс. Производители специализированной программы для передачи данных о постояльцах контур фмс представляют эффективное решение. Оператору не требуется вводить данные через специальное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже имеется на вооружении руководителей гостиницы. Этот процесс выполняется в считанные минуты под руководством ответственного лица предприятия.
ФМС имеет мощные серверы, какие хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. Вместе с тем хозяйственный субъект, отославший отчет фмс имеет непрерывный доступ к сведениям, которые касаются их постояльцев. Кроме того у гостиниц нынче есть возможность отслеживания данных о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
